Los costos de la pérdida de información

El coste medio de un solo registro perdido o robado puede llegar a costar más de 200 dólares. Por lo que en caso de algún siniestro en el que tu organización sea víctima de un ataque de ciberseguridad u otro evento catastrófico, las pérdidas pueden ser desastrosas. E incluso la sola exposición permanente de documentos confidenciales.

A nivel global, el costo promedio de una violación de datos es de 4 millones de dólares. Aunque puede ser mucho más en organizaciones con información aún más delicada, como la industria farmacéutica o dispositivos médicos. E incluso sin hablar del dinero, la pérdida permanente de información puede tener repercusiones inmensas.

Así pues, los enfoques en papel o mal administrados del control de documentos, pueden ser un riesgo peligroso para una continuidad efectiva de la organización. 

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Software de control documental contra la pérdida de información

Un software de control documental basado en la nube tiene muchas maneras de prevenir la pérdida de información:

Disminuye correos electrónicos

Transferir documentos grandes y confidenciales, particularmente por correo electrónico, puede ser un riesgo de seguridad significativo para cualquier empresa. 

Los sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios compartir documentos directamente desde la interfaz del sistema. Esto también puede reducir el riesgo de incluir accidentalmente a personas en correos electrónicos confidenciales.

Colaboración

Los sistemas de gestión de documentos pueden facilitar la creación, revisión y aprobación de documentos al dar a los usuarios visibilidad de dónde se encuentran actualmente los documentos en un ciclo de vida. Así se puede evitar que la documentación mal identificada, incompleta, inexacta y no aprobada llegue a los clientes. Lo que salvaguarda la reputación de la empresa y quizá información confidencial.

Además de que un software de control documental cuenta con un control de historial de versiones que permitirá revisar que no se pierda información importante de borrarse por accidente.

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Reducción del error humano

Mantener registros de recursos humanos, archivos de clientes e información financiera es esencial para las organizaciones. Las soluciones DMS pueden evitar que se pierdan o filtren datos confidenciales, ya que se pueden archivar digitalmente, lo que permite búsquedas rápidas basadas en títulos, palabras clave y fechas.

Permisos de acceso

Los sistemas de administración de documentos permiten a los administradores configurar permisos del sistema calibrados a un nivel de documento individual, lo que significa que solo el personal autorizado tiene acceso a los archivos y documentos del sistema. Esto evita que los datos confidenciales caigan en las manos equivocadas y reduce significativamente el riesgo de filtraciones de datos.

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Copia de seguridad

Los sistemas de gestión de documentos pueden evitar la pérdida de datos dentro del sistema, moviendo los documentos a las carpetas de almacenamiento principal y de respaldo que nunca se guardan en la base de datos de una organización. 

Al igual que el proceso de copia de seguridad convencional de guardar documentos duplicados en ubicaciones separadas, las soluciones DMS lo hacen automáticamente, eliminando nuevamente el riesgo de error humano.

Distribución

Gracias a su almacenamiento en la nube, puedes distribuir y proteger documentos fuera del sitio. Así se garantiza que en caso de un desastre o amenaza a la seguridad de los datos, la organización pueda recuperarse con rapidez.

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Fuente: Agilico