Un Software de Gestión Documental, también conocido como DMS (Document Management System), es un sistema de software para administrar y archivar documentos electrónicos de todo tipo. Todos conocemos y utilizamos en nuestro día a día este tipo de aplicaciones, como Google Drive y OneDrive. Sin embargo, para lograr un cumplimiento normativo como el de ISO, es importante tener en cuenta varios aspectos al momento de elegir una aplicación, ya que esto puede facilitar o dificultar este cumplimiento normativo.

¿Qué puntos define ISO 9001 para la gestión documental?

Dentro de la cultura normativa existen varias normas que exigen llevar un control documental dentro de la organización. Veamos como ejemplo lo que solicita ISO 9001, el cual incluye los elementos principales que debe tener un sistema de gestión documental para asegurar la calidad en la entrega de productos o servicios.

En ISO 9001, el punto de la norma que habla sobre el Sistema de Gestión de Calidad es el 7.5, y los principales puntos que considera son:

1. Creación y actualización: La empresa debe asegurarse de:

• Realizar la identificación y la descripción de la información documentada.
• Definir el formato y los medios de soporte.
• Revisar y aprobar la información según la adecuación de la norma.

2. Control de la información documentada: La información requerida por el Sistema de Gestión de Calidad y por la norma ISO 9001 debe estar controlada para asegurarse de que:

• Se encuentre disponible y sea idónea para utilizarla cuando y donde se necesite.
• Esté adecuadamente protegida.

Además, la documentación de la empresa debe cumplir con:

• Acceso, distribución, recuperación y utilización.
• Almacenamiento y conservación de la legibilidad.
• Control de cambios.
• Conservación y disposición.

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¿Cómo un DMS cumple con el sistema de gestión documental?

Si bien la norma nos dice lo que debemos cumplir, en la práctica es como las organizaciones lo establecen, lo que facilitará o no la gestión de los documentos. La idea de utilizar un DMS es facilitar a las organizaciones todo lo referente al cumplimiento normativo. Basándonos en lo que nos dice la norma, un DMS debe contar con al menos:

• Identificación del documento, ya sea por un código o folio, así como su nombre o descripción.
• Un flujo de aprobación que evidencie que el documento fue aprobado.
• Control de cambios para una perfecta evolución en cada revisión del documento.
• Disponibilidad del documento para las personas que deban verlo y que quienes deban enterarse se enteren (Acceso y Distribución).
• Protección de la información documentada.
• Gestión de la obsolescencia de documentos y recuperación para su uso.
• Conservación de toda la documentación.

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En conclusión, un DMS puede ser la mejor herramienta para apoyar a las organizaciones en el cumplimiento normativo. Sin embargo, una elección no adecuada también puede convertirse en un dolor de cabeza. Por eso es importante comparar opciones y utilizar el listado que te compartí para hacer una tabla comparativa.

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