Gestionar quejas y reclamaciones es esencial para mantener la calidad y fomentar la mejora continua en cualquier organización. Como dice el conocido dicho, «lo que no se mide, no se puede mejorar». Sin embargo, realizar este seguimiento de manera manual puede ser complicado y propenso a errores. Por eso, contar con un sistema de quejas de calidad es fundamental para obtener información precisa y tomar decisiones informadas. Pero, ¿cómo elegir la herramienta adecuada que facilite el trabajo en lugar de complicarlo?

Aquí te dejo algunos puntos clave para seleccionar el mejor sistema de gestión de quejas:

1. Identifica las necesidades específicas de tu organización

Es crucial comprender a fondo el proceso de gestión de quejas en tu organización. Define claramente las funcionalidades que necesitas, considerando tanto los requisitos normativos como las metodologías de análisis aplicables en tu entorno.

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2. Elabora tu documento de requerimientos

Para elegir una herramienta adecuada, es fundamental saber qué funciones necesitas. Redacta una lista de las características básicas, incluyendo los reportes requeridos, la interacción con otras herramientas de la empresa y los requisitos de seguridad.

3. Investiga las herramientas disponibles en el mercado

Con tu documento de requerimientos en mano, busca las diferentes opciones disponibles. Investiga software específicamente diseñado para la gestión de quejas, habla con representantes comerciales y asegúrate de entender la funcionalidad que ofrecen en relación con tus necesidades.

4. Evalúa las opciones

Para cada requerimiento establecido, asigna una calificación numérica que te ayude a determinar si la herramienta cumple completamente, parcialmente o no cumple con lo que necesitas. Esta evaluación te permitirá hacer una comparación objetiva entre las diferentes opciones.

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5. Considera aspectos adicionales

Durante tu evaluación, ten en cuenta aspectos como el apoyo durante la implementación, el soporte post-instalación y la solidez y reputación del proveedor en el mercado.

Siguiendo estos pasos, podrás elegir un sistema de gestión de quejas que no solo cumpla con los requerimientos normativos de tu organización, sino que también satisfaga las necesidades específicas de tu proceso, facilitando así la gestión y contribuyendo a la mejora continua de tu organización.

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