En el vertiginoso entorno de la gestión de riesgos, contar con las herramientas adecuadas marca la diferencia entre la incertidumbre y el control. En este contexto, un software de control documental como qdoc, se erige como un aliado indispensable de las organizaciones en su búsqueda por identificar, evaluar y mitigar los riesgos que puedan afectar sus objetivos. Aquí te explico cómo este software logra abordar las principales preocupaciones y convertirse en un verdadero aliado de la gestión de riesgos:

1. Brinda evidencias del seguimiento de riesgos

En primer lugar, un software de control documental puede proporcionar un sistema centralizado para almacenar y gestionar toda la documentación relacionada con el seguimiento de riesgos.

Puedes capturar y almacenar evidencias de forma estructurada, como informes de seguimiento, registros de acciones tomadas y resultados obtenidos. Esto asegura que todas las evidencias estén fácilmente accesibles y disponibles para su revisión cuando sea necesario.

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2. Te presenta el estatus del seguimiento de riesgos

Mediante la automatización, puede generar informes y paneles de control en tiempo real que muestran el estado actual del seguimiento de riesgos. 

Puedes ver de manera clara y precisa qué riesgos se están monitoreando, cuáles están pendientes y cuáles han sido mitigados. Esto te brinda una visión general de la situación y te ayuda a tomar decisiones informadas.

3. Asegura la disponibilidad de evidencias

Al tener un software de control documental, evitas la falta de evidencias y minimizas el riesgo de no conformidad. 

El sistema te permite establecer flujos de trabajo y recordatorios automatizados para garantizar que se realicen las actividades de seguimiento de riesgos de manera oportuna y completa. Esto asegura que las evidencias estén disponibles cuando se requieran, reduciendo así el riesgo de sanciones o incumplimientos normativos.

4. Mejora la visibilidad y seguimiento de riesgos

Por otra parte, puede proporcionar un registro centralizado de todos los riesgos identificados en la organización. Además, puedes establecer alertas y notificaciones automáticas para recordar a los responsables que realicen el seguimiento de los riesgos asignados. De esta manera, todas las áreas pueden tener visibilidad sobre los riesgos detectados y asegurarse de que se les esté dando el seguimiento adecuado.

5. Automatiza el monitoreo de riesgos

Un software de control documental puede automatizar muchas tareas relacionadas con el monitoreo de riesgos. Puedes establecer recordatorios automáticos para llevar a cabo revisiones periódicas, generar informes de seguimiento de riesgos de forma automática, asignar responsabilidades y tareas, y enviar alertas cuando se detecten cambios significativos en los riesgos. Esto agiliza el proceso y garantiza una gestión eficiente de los riesgos.

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6. Previene pérdida de información en caso de desastres

Los buenos software también incluyen características de seguridad y protección de datos. Pueden ofrecer opciones de copia de seguridad regular y almacenamiento en la nube, lo que garantiza que tus documentos y evidencias estén seguros y protegidos en caso de desastres naturales, fallos del sistema o cualquier otra eventualidad. Estas medidas de prevención ayudan a evitar la pérdida de información crítica.

En resumen, la implementación de un software de calidad puede ayudar a automatizar la gestión de riesgos en tu organización, reducir la carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia en la identificación, seguimiento y control de los riesgos. Descubre cómo este aliado en la gestión de riesgos puede potenciar tus procesos en nuestra página.