Supongamos que en tu empresa decidieron implementar un sistema de Gestión Documental. Al instante, los detractores de los procesos y el control al acceso de los documentos comienzan a aparecer. Es común que en negocios jóvenes y en proceso de maduración se vea a la gestión documental como el inicio de la burocracia y la incapacidad para innovar. Aunque esa es la percepción, y se pueden llegar a dar situaciones así, no necesariamente debe ser el caso.

Los mitos

La gestión documental está cubierta en la norma ISO 9001, en la cláusula 7.5. En esta, se le considera a la gestión y control documental como herramientas de apoyo, ya que la información documentada permite controlar y mantener los datos que la organización considera relevantes.

A continuación el listado de mitos alrededor del sistema de gestión documental:

1. Todos los documentos deben ser registrados

En un sistema de gestión de la calidad, debemos retener y mantener información. Es decir, debemos guardar en forma física o digital las evidencias de que se realizó una acción o se siguió un proceso que genera valor a la organización.

Por ejemplo, una factura es un registro que se debe retener en nuestro sistema porque representa un egreso. Una fotografía de la comida facturada no es un documento que deba ser retenido. En los documentos y procedimientos de la organización se detalla qué es considerado relevante para la operación de la organización.

Las organizaciones están obligadas a mantener la información relevante para sus operaciones. Por ejemplo, un formato de solicitud de compra debe ser mantenido. Esto significa que se tienen que revisar sus contenidos, ajustarlos, mejorarlos, e iniciar un proceso para su aprobación y difusión.

Una empresa con un buen control de documentos y madurez puede gestionarse y llevar un buen manejo de estos. Como todo en la vida, se requiere de experiencia para entender cómo hacerlo, pero existen algunos estándares y principios bien establecidos.

2. La estructura de carpetas debe ser estricta

La estructura de carpetas debe hacer sentido a las personas que laboran en la organización. En algunas empresas funcionará de mejor manera organizarlas por año; en otras, por clientes; y en otro grupo, por departamentos. Un sistema de gestión de documentos no requiere que se siga una estructura estricta.

Los requisitos que se establecen para tener un control documental efectivo son: que la información esté disponible, protegida, correctamente distribuida, almacenada, preservada, retenida, con un control de cambios, y políticas de disposición. La estructura de carpetas y definición de procesos debe alinearse a la etapa de la organización o empresa.

Es posible utilizar software de gestión documental como qdoc para gestionar los documentos y las carpetas sin complicarles la vida a nuestros colaboradores.

3. La información documentada solamente sirve para certificaciones

Esto no es del todo falso. Es verdad que en un proceso de auditoría externa o interna, los auditores verán los documentos y preguntarán a los colaboradores acerca de sus operaciones.

Por otro lado, la información documentada es un buen primer paso para implementar el ciclo de mejora continua. Una vez teniendo una base documentada, podemos evaluar los eventos, desarrollar conocimiento, e impulsar una cultura de calidad dentro de nuestras organizaciones.

4. La gestión documental es costosa en tiempo y dinero

Esto tiene su parte de verdad. Mientras mayor sea el número de procesos, documentos y personal involucrado en la empresa, mayor será el tiempo que se necesitará dedicar a mantener vivos y actualizados los documentos. No obstante, el costo de mantener los materiales de apoyo se puede reducir con herramientas de software como qdoc.

Si se ve desde otro ángulo, no implementar un sistema de gestión de la calidad puede ser más costoso. En economía se le conoce como costo oportunidad al ingreso al que se renuncia por una decisión, acción o inacción. No implementar un sistema de manejo de documentos puede representar un alto costo.

Si consideramos que implementar un sistema de gestión de calidad es el primer proceso para certificarse en ISO, y la posibilidad de vender productos en industrias reguladas como la farmacéutica o la aeroespacial, no implementar un sistema de gestión resulta todavía más costoso.

¿Qué cambió?

Mientras tu organización esté en un proceso de maduración e implementación de un sistema de calidad, es muy importante comunicar el valor del mismo. A nadie le gusta sentir que pierde la flexibilidad y libertad para entrar en procesos burocráticos; pero comunicar el valor de implementar un sistema de gestión documental puede conseguir apoyo de las personas si se logra comunicar.

Las organizaciones más maduras entienden que el material de apoyo documental es crítico para sus iniciativas de capacitación, desarrollo de competencias, y refinamiento de sus procesos y servicios.

Aunque puede ser costoso arrancar con el control documental, no hacerlo puede tener implicaciones en la venta de nuestros productos en industrias reguladas como la farmacéutica, automotriz y aeroespacial. El costo se puede reducir utilizando herramientas y apoyándonos con el uso de software.

Contáctanos para platicar de nuestra experiencia implementando ISO 20000, así como para apoyarte en la elección del software de gestión de la calidad.