Software de calidad: El aliado en la planeación de auditorías
Hoy en día el uso de Software es esencial para las actividades cotidianas, si te detienes a pensar cuánto Software consumes al día, te darás cuenta de que prácticamente no pasa un día sin que lo uses; en el entorno laboral sucede lo mismo gracias a los beneficios que ofrecen. En este artículo nos enfocamos en el área de Calidad, te diremos por qué un Software es el aliado para las auditorías, pero antes pongámonos en contexto.
¿Qué es una auditoría?
De acuerdo con ISO 19011, una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, mediante el cual podemos obtener evidencia (registros, declaraciones e información verificable), que permite validar el cumplimiento de los requisitos solicitados por una determinada norma, o algún otro documento como política o la estrategia impuesta por la alta dirección de la organización.
Una auditoría es de gran utilidad ya que asegura el cumplimiento de una estrategia, por lo que no se limita solo a un cumplimiento normativo.
¿Qué es un programa de auditoría?
Ahora que ya conoces qué es una auditoría, veamos qué es un programa, según ISO 19011, son acuerdos para un conjunto de una o varias auditorías planificadas para un periodo determinado con un propósito específico.
Es decir, cuando necesitas asegurar que tu estrategia se cumpla, puedes requerir de varias auditorías para lograrlo, este conjunto es el programa.
¿Qué es la planeación de auditoría?
Es la descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Si ya tienes un programa con varias auditorías definidas, ahora necesitas identificar qué actividades se realizarán por cada una y qué implica, eso es el plan de auditoría.
En resumen, estos tres elementos anteriores son los que debes tener en cuenta cuando quieras adquirir un Software de Calidad.
¿Por qué adquirir un Software para las auditorías?
Existen muchas razones por las que un Software de Calidad es tu mejor aliado para este proceso, aquí te decimos las principales:
- Asegura un cumplimiento normativo
- Optimiza tiempos
- Genera un histórico de evidencia
- Facilita el proceso de mejora continua
- Mejora la comunicación
1. Asegura un cumplimiento normativo
Para ISO es de suma importancia el control de registros, evidencias y todo aquello que se pueda verificar, con un Software te olvidas de la preocupación por no saber en dónde buscar la información, ya que está concentrada.
2. Optimiza tiempos
Con la ayuda de un Software, sabes en dónde subir la información, qué proceso ejecutar y esto minimiza el margen de error, lo que ahorra tiempo y por ende dinero.
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3. Genera un histórico de evidencia
Cuántas veces sucede que después de un tiempo, encontrar información histórica es casi imposible. Sin embargo, el tenerla centralizada en un sistema, te permite buscarla de forma sencilla y esto te ayuda a comparar la evolución en el tiempo.
4. Facilita el proceso de mejora continua
En cada auditoría se pueden detectar áreas de oportunidad. Por ejemplo, una No Conformidad que debe de ser atendida, un Software te permite gestionarla de forma sencilla y a su vez habilita la mejora continua.
5. Mejora la comunicación
En una auditoría, la comunicación entre el equipo auditor y los auditados es de suma importancia, por lo cual, un Software ayuda a que te despreocupes de errores humanos durante la auditoría.
Existen muchas otras razones que justifican por qué un Software puede ser tu mejor aliado, pero lo mejor es que analices su valor.
Piensa en algo que hoy en día realizas con un Software y cómo sería si no lo tuvieras, seguramente descubrirás que tenerlo aporta gran valor.
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