¿En tu organización han decidido implementar un sistema de gestión y eres parte del equipo responsable pero no sabes por dónde empezar? Aquí te compartimos 5 tips para implementar un sistema de gestión y sea todo un éxito:

1. Sumérgete en las buenas prácticas, estándares de calidad o normas del sistema de gestión

Ya sea una guía, una norma ISO o las mejores prácticas para implementar un conjunto de elementos que interactúan para lograr objetivos, es importante que conozcas lo que se requiere en el sistema de gestión. Nadie nace sabiendo, por lo que conocer y estudiar los conceptos alrededor del sistema es un paso esencial. Lee varias veces los requisitos y definiciones relacionados con el sistema de gestión, muchas veces, en la primera lectura, se esconden varios requisitos. 

2. ¡Usa una metodología de project management!

La implementación de un sistema de gestión es un proyecto más. Tiene objetivos, tiempos establecidos, criterios de aceptación y requiere asignación de recursos. Usa una metodología de Project Management para gestionar el riesgo, la comunicación, el presupuesto y todo lo relacionado con el cambio que implica operar un nuevo sistema de gestión. 

3. Elige a un equipo que represente a toda la organización

Crear un equipo de trabajo en el que participen representantes de todas las áreas de la organización facilitará la adopción del sistema de gestión. Para que el sistema de gestión no se abandone después de la implementación, debes buscar que los procesos sean permeados a todas las funciones involucradas. Escucha las necesidades de cada área y toma en cuenta sus puntos de vista para la implementación. 

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4. Busca el involucramiento de la Alta Dirección

La participación de la Alta Dirección es imprescindible para el éxito en la implementación del sistema de gestión. El nivel de compromiso que tenga la dirección de la organización con el sistema, determinará en buena medida que se alcancen o no los objetivos planteados.

5. Define objetivos e indicadores adecuados

¿Cómo sabrás si el sistema de gestión está siendo exitoso? ¿Qué es lo que quieres conseguir implementado el sistema de gestión? Define objetivos que te permitan decir el estado actual del sistema de gestión. Busca que los objetivos sean SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un tiempo). 

Ahora sí, ya estás listo para iniciar el proyecto. Sigue estos 5 tips para implementar el sistema de gestión y disfruta el proceso.

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Publicado originalmente el 20 de agosto de 2021 por Alejandra Aguilar, actualizado el 19 de julio de 2023.