Las auditorías internas en una organización son indispensables para poder vivir en un entorno de mejora continua, pues evalúan el nivel de desempeño y madurez de un Sistema de Gestión. Su planificación no es sencilla, sin embargo, la elección de un buen equipo auditor te ayudará a simplificar el proceso, por eso es importante que tomes en cuenta los siguientes aspectos:

1. Determina los requisitos de auditoría

Aunque la esencia de las auditorías es la misma, independientemente del Sistema de Gestión a evaluar, es necesario que cuentes con los objetivos, el alcance y los criterios antes de pensar en tus posibles candidatos. Esto te ayudará a identificar si requieres conocimientos específicos de algunas áreas, como por ejemplo: finanzas, tecnologías de la información, desarrollo de aplicaciones, recursos humanos, etc.

2. Elabora tu perfil ideal

Es importante que realices una descripción del perfil donde establezcas habilidades base, es decir, las que deben tener todos los auditores. Por ejemplo: 

• Resolución de problemas
• Pensamiento analítico
• Alto grado de compromiso
• Comunicación asertiva
• Conocimiento de terminología de calidad
• Fundamentos generales de la Norma a auditar.

Y, por otro lado, los conocimientos específicos del paso anterior. En este punto empezarás a pensar en nombres de personas que se adecúan al perfil y que se encuentran dentro de tu organización.

3. Identifica candidatos

Toma en cuenta los principios de auditoría

En muchas ocasiones hacemos el listado de personas que creemos que cumplen con ese perfil ideal, que seguramente cuentan con el conocimiento para tener un buen desempeño en la auditoría, sin embargo, existen principios que son indispensables para ayudar a que una auditoría sea eficaz en todas sus letras. Entre los más importantes se encuentran:

• Presentación imparcial: debemos estar seguros de que el auditor informará con veracidad y exactitud sin que su juicio se vea comprometido por su relación con la parte auditada (por ejemplo, su jefe inmediato o alguien con mayor nivel de autoridad).
• Independencia: para las auditorías internas, los auditores deben ser independientes a la función que auditarán, de esta manera se evitará el conflicto de intereses y la objetividad de las conclusiones.

Por ello, se recomienda que durante la selección se piense en integrantes de distintas áreas o departamentos.

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Cantidad

Cada cláusula de las normas contiene una lista de requisitos (debes), realiza un conteo de estos.

Por otro lado, considera las actividades de las personas en las que has pensado como posibles candidatos para estimar cuánto tiempo podrían dedicar a sus actividades, de esta manera podrás determinar la capacidad de requerimientos a asignar en promedio.

El resultado de la división del total de requisitos a evaluar entre la capacidad de requerimientos, será la cantidad de auditores que necesitas, agrega 1 o 2 candidatos más, pues en el último paso se presentará un filtro y seguramente se descarte alguno de ellos.

4. Elabora un plan de capacitación

Durante la identificación de candidatos es muy probable que hayas detectado que solo se requiere el entendimiento de la norma a auditar, o bien, reforzar algunos conocimientos técnicos.

Por ello es importante que elabores un plan de capacitación, para asegurarte que tu equipo auditor será sólido y contará con la capacidad de realizar la auditoría.

Teoría y práctica

Realiza un temario, esto te ayudará a tener orden durante la capacitación. Incluye ejercicios prácticos, simulaciones de auditoría y debates que ayudarán a tu equipo auditor a desarrollar las habilidades blandas que necesitan y a reforzar los conocimientos teóricos.

Evidencia de la capacitación

Recuerda que la formación de tus auditores es indispensable tanto para su desarrollo profesional como para el cumplimiento de las auditorías externas. Deberás almacenar evidencia de esta capacitación.

Invita a un experto.

Como lo mencionamos anteriormente, en algunos casos se necesitan conocimientos técnicos o especializados, por ello es importante que durante la capacitación invites a personas expertas en el área que les ayuden a aclarar dudas específicas y lograr el entendimiento de los requisitos o procesos a auditar.

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5. Evalúa su capacidad

Al finalizar el periodo de capacitación es indispensable que realices una evaluación. Dependiendo del tipo de medición que realices en la auditoría podrás determinar si requieres únicamente una evaluación de conocimientos teóricos o prácticos.

Esto te permitirá hacer un último filtro y quedarte únicamente con las personas que cumplen con todos los requisitos de auditor.

Esperamos que estos tips te sean de utilidad. ¡Buena suerte auditando!

Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles en tu búsqueda del equipo auditor adecuado para tu auditoría interna. Sin embargo, sabemos que contar con un sólido software de gestión de calidad puede potenciar aún más tus procesos de auditoría. Si deseas simplificar y mejorar la gestión de calidad en tu empresa, te invitamos a visitar qdoc y descubrir cómo nuestro software puede ayudarte. ¡Accede ahora para conocer más sobre nuestras soluciones y llevar tus auditorías internas al siguiente nivel!