La digitalización de documentos es una práctica que cada día es más esencial. Sus beneficios van desde el ahorro de costos y la eficiencia, hasta la sostenibilidad. Pero la estandarización del control documental puede cambiar el juego.

¿Qué es la estandarización de documentos?

Se refiere a establecer, mantener formatos y terminologías consistentes, así como a crear, editar y almacenar documentos.

El objetivo de esta práctica es garantizar que todos los documentos producidos por una organización sean claros, consistentes y fáciles de entender. 

Beneficios de la estandarización del control documental: 

• Mayor eficiencia, pues puede ayudar a reducir errores, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia general de los procesos de documentos.
• Reducción de la confusión y la frustración al establecer pautas claras para la creación, edición y almacenamiento de documentos, los empleados sabrán cómo dar formato a los documentos.
• Mejora la gestión de documentos y facilita la recuperación de documentos, asegura el control de acceso y mejora la gestión general de documentos.

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¿Cómo estandarizar el control documental?

Definir el alcance y el propósito

Antes de comenzar el proceso, el equipo debe definir claramente el alcance del esfuerzo. Esto también incluye qué tipos de documentos están involucrados. Además, que todos los involucrados en el proceso tengan una comprensión compartida de las metas y objetivos.

Desarrollar un conjunto de estándares

La organización debe crear plantillas, pautas y mejores prácticas para la creación, edición y almacenamiento de documentos. Es esencial involucrar a todas las partes interesadas relevantes para garantizar que los estándares establecidos sean prácticos para todas las partes.

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Establecer procedimientos de control de documentos

Esclarecer procedimientos para el control de versiones/revisiones, procesos de aprobación y medidas de seguridad para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a los documentos y modificarlos.

Comunicarse con los colaboradores

Es importante que todos los colaboradores entiendan el propósito y la importancia de la estandarización de documentos y sepan cómo cumplir con los estándares. La organización puede proporcionar sesiones de capacitación, cursos en línea e instrucciones escritas.

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Implementar los estándares

En este paso inician a implementarse las plantillas de documentos, las pautas y los procedimientos estandarizados para el control documental. Es esencial asegurarse de que todos dentro de la organización utilicen los mismos formatos, terminologías y procedimientos.

Supervisar y evaluar

Revise regularmente los estándares y procedimientos para garantizar que sean efectivos y realice los cambios necesarios. La organización puede realizar encuestas, revisar métricas y recopilar comentarios de los empleados.

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Mantener la estandarización

Después del proceso de implementación y evaluación, la organización debe monitorear el cumplimiento y brindar apoyo para mantener los estándares. Además, recomendamos tener una revisión anual y actualización de estándares. Esto ayuda a mantener su esfuerzo.

También es posible usar la automatización para estandarizar el control de documentos con un software DMS. Debido a la automatización, la organización puede agilizar el proceso.

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Fuente: Assai