Las certificaciones de calidad son una prioridad hoy en día. Dan respaldo y mayor seguridad a los clientes de que los productos o servicios de una compañía cumplen con los más altos estándares de calidad. Sin embargo, mantener este tipo de certificaciones no es una tarea fácil. Requiere de mucho orden, seguimiento y control por parte del Área de Calidad de la empresa. No obstante, esta tarea podría ser mucho más fácil conociendo a los mejores aliados en las certificaciones de calidad. ¿Quieres saber de qué te estoy hablando? Sigue leyendo, pues tienen nombre y apellido.  

1. Gestión Documental

Llevar un control de toda la documentación es fundamental para aprobar una certificación. Por eso un software de Gestión Documental puede ayudar a disminuir hasta en un 40% la preparación de auditorías. ¿Cómo? Gracias a la generación de documentos en pasos muy sencillos, la total disponibilidad de flujos y aprobación desde el software, y la generación de reportes de status. Además de facilitar la consulta de documentos por diferentes filtros y status, controles de vigencia, de versiones, de lectura, impresiones e historial de revisiones. 

2. Acciones Correctivas

Llevar un adecuado registro, control y seguimiento de las acciones correctivas es fundamental para conservar una certificación. Existen softwares especializados que se enfocan precisamente a monitorear acciones correctivas, acciones preventivas, hallazgos de auditorías, no conformidades, desviaciones y proyectos de mejora o minutas. Los softwares de gestión CAPA sirven para configurar los reportes necesarios, registrar actividades, tareas y evidencias, asignar responsables y verificar porcentajes de avance, entre otras cosas. 

3. Gestión de Cambios

La gestión de cambios de ingeniería, instrumental o proyectos de mejora es clave para garantizar un resultado satisfactorio en una auditoría. Y llevar este proceso de manera manual resultaría impráctico y obsoleto. Por eso existen sistemas que permiten solicitar, describir, categorizar y justificar los cambios ahí mismo. 

Además de involucrar al comité de cambios y personal participante (jefaturas y mandos medios), este tipo de softwares facilita la aprobación del plan de actividades antes de ser ejecutadas y alerta antes de que venza una actividad. A su vez registra directamente las evidencias y monitorea todo el proceso desde el registro hasta la verificación.  

4. Gestión de Riesgos  

Es muy importante jamás perder de vista el control y manejo de riesgos. ¿Cómo llevar esto acabo? A través de un inventario de los mismos, utilizándolos y categorizándolos. Identificando causas y efectos, asignando responsables para su seguimiento, y por supuesto planificando e implementando acciones preventivas. Realizar todas estas tareas de forma exitosa y llevar un registro de las mismas es complicado, por eso existen sistemas que agilizan y facilitan la gestión de riesgos, brindando muchos más beneficios. 

5. Planeación de Auditorías

Planear auditorías es parte del éxito, por eso es fundamental gestionar el proceso de las mismas. ¿Cómo hacerlo de manera eficiente? Con un software que permita el diseño del programa de auditoría, configure los tipos de programa y gestione el seguimiento desde la misma plataforma. Este tipo de sistemas permiten seleccionar a un equipo auditor, registrar no conformidades, identificar actividades de mejora, adjuntar el informe y los hallazgos, y adjuntar documentos de apoyo. 

Un software con todas las funciones

Estos 5 puntos pueden ser tus mejores aliados para obtener o conservar certificaciones de calidad. Y todos tienen algo en común, ¿te diste cuenta? Todos para lograr su mayor eficiencia y efectividad requieren de un software. Y no, no es necesario inventar el hilo negro, actualmente ya existen sistemas en el mercado, que de forma unificada te permiten llevar a cabo la Gestión Documental, el control de Acciones Correctivas, la Gestión de Cambios, la Gestión de Riesgos y la Planeación de Auditorías. ¿Te interesa conocer más al respecto?

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