La auditoría interna es una práctica de control interior que consiste en conjuntar políticas y procedimientos establecidos en una organización para proteger los activos, minimizar riesgos, incrementar la eficacia de los procesos de gestión y operativos, y optimizar el negocio. 

Las auditorías internas deben determinar si un área está operando conforme a las políticas organizacionales, si han sido implementadas adecuadamente y si es capaz de cumplir con los objetivos de la gestión del servicio establecidos. 

A través de la auditoría interna, se puede revisar que se estén llevando a cabo todas las funciones en cada uno de los departamentos, así como detectar en dónde hay oportunidades de mejora. 

En ocasiones, la auditoría interna es vista como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria. Es por esto que no se debe ver al auditor interno como un policía del que haya que protegerse con documentación, sino como un observador que puede identificar áreas de mejora para que ejecutemos nuestras actividades adecuadamente. 

A continuación, te explicamos los cinco pasos principales que hay que seguir durante una auditoría alineada con la norma ISO 9001 para sacar el mejor provecho de este procedimiento:

 

1. Planeación del programa de auditoría

Una buena auditoría responde a un programa organizacional que debe ser comunicado a todas las partes interesadas y aprobado por la alta dirección. Este primer paso implica el planteamiento de un calendario de auditorías. Si es la primera vez que se ejecutará, es mejor no hacerlo de manera sorpresiva, pues podemos generar incertidumbre. 

Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.

Además, los participantes pueden preparar aportes o sugerencias que permitan mejorar el sistema de gestión. 

Cuando las futuras fechas de una auditoría son transparentes, se transmite un mensaje de confianza y apoyo a los encargados de los diferentes procesos para que puedan aplicar a tiempo las mejoras y recopilar la información necesaria.

 

2. Planeación del proceso

Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso. La auditoría interna según ISO 9001 implica más que hacer entrevistas. 

En el plan de la auditoría se debe: 

• Determinar los objetivos
• Determinar los criterios
• Tener confirmación del horario y fecha
• Capacitar al equipo auditor

También se deben revisar las auditorías anteriores y comentarios para verificar que se hayan llevado a cabo acciones correctivas. 

Una buena planificación del procedimiento de auditoría asegura el cumplimiento de los objetivos propuestos en ella.

 

3. Ejecución de la auditoría interna

Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta. El auditor tiene varias técnicas para recabar la información necesaria, como entrevistas, cuestionarios, cruces de información, observación e investigación. 

De igual forma, la revisión de registros, el análisis de datos, estadísticas, informes del servicio y la observación de los procedimientos en acción serán herramientas de gran importancia para realizar la auditoría con éxito.  

Es importante recordar que toda auditoría se debe iniciar con una reunión previa entre el auditor y el dueño del proceso o sistema; de esta manera, ambos podrán revisar las expectativas del plan de auditoría.

Para que la auditoría aporte valor al proceso, una buena acción del auditor implica no solo señalar las partes que no funcionan bien, sino también indicar aquello que sí está funcionando y qué cambios se le pueden hacer para que funcione mejor. 

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4. Elaboración del informe

Una vez finalizada la revisión y recopilación de información sobre el proceso o sistema que fue objeto de la auditoría, es necesario realizar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso para hacer comentarios generales de la auditoría e indicar cuándo pueden esperar el informe. 

Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado se pase al informe escrito para así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias

La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna. La alta dirección y los encargados del sistema de gestión o el proceso de gestión querrán conocer las no conformidades, así como las oportunidades de mejora detectadas, lo antes posible. 

Un informe de auditoría interna debe tener al menos los objetivos de la auditoría, el alcance, los criterios, el equipo auditor, el reporte de los resultados y las conclusiones. 

 

5. Seguimiento de las acciones correctivas o sugerencias de mejora

Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Esto solo se alcanza si se ponen en práctica las acciones correctivas; para ello, el seguimiento debe formar parte de la auditoría. 

Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa. Además, comprobar cómo se han mejorado los procesos puede resultar útil para motivar futuras acciones, más allá de cumplir con el requisito de la norma. 

Con un enfoque que les dé seguimiento a las acciones correctivas, la auditoría interna dejará de ser “un mal necesario”, y se convertirá en una herramienta de gran utilidad para mejorar continuamente los procesos del sistema de gestión. 

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Publicado originalmente el 13 de enero de 2021 por Alejandra Aguilar, actualizado el 19 de julio de 2023.