Las personas, los procesos y la tecnología son partes fundamentales para asegurar la calidad de una organización. Lo cierto es que actualmente, con tantas necesidades de la sociedad, tanta competencia y tantas opciones, llega a ser difícil saber en qué concentrarse. Sin embargo, para eso está el PPT Framework.

¿Qué es el PPT Framework?

El marco de trabajo de personas, procesos y tecnología (PPT Framework) trata de mapear todos los flujos de valor, coordinando y balanceando estos tres elementos. Esto ayuda a proporcionar control total y visibilidad de los equipos de alto rendimiento para que puedan optimizar las operaciones y realizar envíos más rápido.

Existe desde principios de la década de 1960. Entonces se usaba para mejorar la eficiencia operativa de empleados y herramientas. En la actualidad, las empresas de software lo utilizan para la gestión de la tecnología de la información y es evidente el porqué. 

Los tres elementos

Las personas hacen el trabajo. Los procesos hacen este trabajo más eficiente. La tecnología ayuda a las personas a realizar sus tareas y también ayuda a automatizar los procesos. Por lo tanto, las empresas pueden lograr la eficiencia organizacional equilibrando los tres y optimizando las relaciones entre las personas, los procesos y la tecnología.

Pero exactamente ¿qué abarcan estos elementos?

Las personas

Son los recursos humanos disponibles para la empresa. Las personas son las que realizan las tareas descritas en los procesos, a veces aprovechando la tecnología. 

Una de las tareas primordiales es tener a las personas correctas. Si una empresa no identifica a sus colaboradores clave con las habilidades, experiencia y actitud adecuadas para el trabajo, es un desequilibrio inmediato. Las decisiones de ascensos, redirección y contratación son primordiales.

Las personas también necesitan definiciones claras de roles para que todos conozcan sus responsabilidades. Así como asegurarse de que la comunicación entre las partes esté bien resuelta y que acepten la empresa. Necesitan entender lo que tienen que hacer, por qué lo hacen y cómo les afectan los cambios. Sin la aceptación, las empresas observarán una adopción lenta o un desempeño subóptimo. 

El proceso

Un proceso son los pasos o acciones que se combinan para producir un objetivo particular. En el marco PPT ¿Cómo lograremos el resultado deseado? ¿Cómo utilizamos las personas y la tecnología para resolver el problema empresarial? 

Al implementar procesos es necesario que las personas comprendan qué es, sus pasos, cuál es su papel en él y qué deben lograr. Esto significa comunicar las instrucciones correctas y capacitar a las personas clave. Deben ser partes interesadas importantes en el diseño y la revisión del proceso.

Las empresas deben identificar y centrarse primero en los pasos clave. Una vez que estos estén resueltos pueden afinarse detalles más finos, excepciones, etc. Además cada proceso necesita tener métricas que midan su éxito. Las organizaciones deben considerar qué métricas rastrear y cómo medirlas.

La retroalimentación y la mejora constante son importantes para que el proceso tenga el mejor efecto. La tecnología cambia, las personas cambian, las condiciones del mercado cambian, etc. Así es necesario continuamente revisar y adaptar también los procesos.

La tecnología

La tecnología proporciona las herramientas que las personas pueden utilizar para implementar el proceso. También ayuda a automatizar algunas partes del proceso. Idealmente, la última y más rápida tecnología crea el mayor impacto. Es muy tentador sentirse atraído por nuevas herramientas brillantes. Sin embargo, las organizaciones deben asegurarse de que la tecnología encaje en la organización.

No sirve de nada conseguir tecnología sin pensar primero en sus personas y procesos, o tener las personas y procesos pero no la tecnología necesaria. Por lo tanto, la tecnología siempre debe ser la consideración final después de que se comprenda claramente el problema, se capacite y reclute al talento y se hayan definido los requisitos del proceso.

Fuente: Plutora