Este es un caso de estudio sobre qdoc®, el software de icorp para la gestión de calidad. A mediados de 2013, uno de nuestros clientes solicitó un cambio en el software para control de calidad (qdoc) que habían estado utilizando por 10 años, este caso de estudio detalla cómo se llevó a cabo la implementación de las 8 Disciplinas en qdoc y la forma en que esto tuvo un impacto positivo en muchas otras empresas. El proyecto se llevó a cabo para una empresa de la industria envasadora con más de 30 años en el mercado.

Objetivo

Implementar la metodología de las 8 Disciplinas para la identificación de la causa raíz.

Contexto

8 Disciplinas es una metodología para el análisis y solución de problemas, pero también es una filosofía y una parte de la mejora continua en la gestión de calidad. Su meta final es prevenir la recurrencia de problemas.

A mediados de 2013, el cliente realizó una llamada al área de soporte de qdoc, donde fue atendido y se escuchó su necesidad. Esta consistía en incluir la metodología de 8 disciplinas en el módulo de acciones correctivas de su qdoc, pues la metodología se había aprobado como la nueva forma oficial de llevar a cabo acciones correctivas en toda la empresa. 

La solicitud fue levantada y escalada por el equipo de soporte de qdoc. La persona que recibió la solicitud fue Rodolfo Montero, gerente de desarrollo, quien se comunicó con ellos para ofrecer la nueva solución de qdoc y revisar sus requerimientos para una implementación. 

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Análisis del requerimiento

Durante el proceso de seguimiento se tuvieron varias sesiones. Lo primero fue revisar a fondo la metodología de 8 disciplinas para asegurar que la mejora cubriera con todo lo necesario. La metodología de 8 disciplinas consiste en dividir un análisis de causa raíz en estos 8 pasos:

1. Formación de un equipo multidisciplinario
2. Definición del problema
3. Implementación y verificación de una acción de contención
4. Definición de la causa raíz
5. Desarrollo de acciones permanentes
6. Implementación y validación de acciones permanentes
7. Desarrollo e implementación de acciones preventivas
8. Cierre del problema y felicitación al equipo de trabajo

Internamente, tenemos el proceso de aceptación de mejoras solicitadas por los clientes. En las reuniones internas se repasaron solicitudes pasadas de otros usuarios y se observó que este cambio le daría un plus a la aplicación pues muchos habían comunicado intenciones de implementar la misma metodología en un futuro cercano. 

Con base en la metodología de 8 disciplinas se observó que los cambios para la implementación en qdoc se podrían sintetizar en:

1. Ordenar los campos que se solicitan al momento de capturar una acción.
2. Agregar un nuevo plan de acción configurable. 
3. Implementar notificaciones para este nuevo plan de acción.

Propuesta al cliente

Con los puntos anteriores se realizó un plan de trabajo que abarcó los meses de agosto y septiembre 2013. El equipo de qdoc comenzó por emitir una propuesta de desarrollo y una vez aprobada, se le indicó al cliente en agosto que podrían empezar a disfrutar del cambio a mediados de septiembre siempre y cuando hicieran las actualizaciones pertinentes. 

Toda mejora que se solicite al equipo de qdoc es analizada y en caso de ser aprobada los beneficiados son todos nuestros clientes, esto con el fin de tener un proceso de mejora continua y alta satisfacción del usuario. Con que la licencia esté renovada, todos los usuarios pueden actualizar su qdoc de forma automática. 

Desarrollo de la mejora

Una vez aceptada la solicitud de mejora y el plan de trabajo por el equipo de qdoc, se procede a la fase de desarrollo. Para cualquier tipo de mejora siempre se realiza el mismo proceso.

Desde hace 2 años, el proceso de desarrollo que se utiliza en qdoc es a través de la metodología SCRUM. Esta ha sido aclamada como una parte importante del llamado “Agile Movement”. 

Difusión

Dentro del proceso de liberación de una mejora en qdoc, se genera un comunicado breve explicando el cambio que se está liberando y las mejores formas de actualizarse y aprovecharlo. Este documento se envía a todos los clientes con una licencia vigente del software haciendo mención del cliente que trajo la iniciativa. 

Clientes beneficiados

Después de enviar el documento se comenzó a distribuir el cambio en todos los clientes que solicitaban la actualización. Desde septiembre de 2013 varias empresas se han visto beneficiadas por este cambio, tanto en el ámbito de envasadores y embalaje como en la manufactura de autopartes y diversas industrias.  

Al final, la iniciativa del cliente en este caso probó ser una excelente aportación a la mejora continua de este software, una que benefició a muchos otros en el largo plazo y que se mantiene vigente en las últimas versiones de qdoc.

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Publicado originalmente el 30 de noviembre de 2015 por Ricardo Téllez, actualizado el 26 de mayo de 2023.