Los software de control documental están llenos de opciones, funcionalidades y posibilidades, por lo que elegir uno puede resultar retador. Lo cierto es que a veces, entre este mar de posibilidades, se puede pasar por alto la esencia de estos.

Pero ¿qué es?

El software de control documental es un sistema utilizado para el almacenamiento, organización y administración de documentos, correos electrónicos y otros tipos de información. Puede ser utilizado por un individuo, empresa u organización para almacenar y administrar sus documentos. 

Su objetivo principal es reducir el riesgo de extraviar o perder documentos que pueden contener información importante o necesaria para futuras referencias. Y para lograrlo, debe tener características como seguridad de documentos, control de versiones, uso compartido de documentos y colaboración, entre otras.

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¿Qué funcionalidades debe de tener un software de control documental?

1. Acceso web

En esta época en la que Internet es tan frecuente, los usuarios deben tener acceso a sus documentos desde cualquier lugar:

• Acceso móvil: para ver o editar documentos en dispositivos móviles.
• Almacenamiento en la nube: para almacenar documentos en la nube.
• Uso compartido de archivos: para compartir carpetas o archivos individuales con otros.

2. Búsqueda de documentos

El software debe ayudar a almacenar documentos de manera organizada para que puedan encontrarse fácilmente cuando sea necesario. Puede clasificar por nombre, fecha, autor u otros metadatos, como etiquetas. 

3. Funciones de arrastrar y soltar

Que permitan arrastrar y soltar archivos de una carpeta a otra carpeta o desde su escritorio al sistema de gestión de documentos en línea.

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4. Visor y editor integrados

Una de las funcionalidades de un software de control documental debe ser sin duda un visor y editor integrados que permitan al usuario ver, editar y guardar el documento desde el software. Con un visor y editor incorporado, no es necesario descargar ningún archivo a su escritorio.

 

5. Versión

Otra funcionalidad importante de un software de control documental es el control de versiones. El control de versiones permite a los usuarios almacenar versiones de archivos anteriores, tener acceso a todas las versiones del documento, compararlas y volver a una versión anterior si es necesario. Además, los usuarios pueden ver al propietario y cargar la fecha/hora.

 

6. Bloqueo de archivos

El bloqueo de archivos es una función importante para el software de gestión de documentos. Impide que los usuarios muevan, editen o eliminen este archivo hasta que quien lo bloqueó lo desbloquee. Puede impedir que dos personas editen el mismo archivo al mismo tiempo, lo que puede provocar la pérdida de datos y otros problemas.

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7. Compartir y calificar

Un excelente software de control documental debe incluir en sus funcionalidades la capacidad de un usuario de compartir cualquier carpeta o archivo. 

Además, también puede tener un sistema de calificación donde los usuarios pueden calificar cada documento en una escala predefinida. Este sistema de calificación ayuda a realizar un seguimiento de qué documentos son populares entre los empleados y cuáles necesitan mejoras.

8. Derechos de archivos y carpetas

Debe existir la posibilidad de definir quién tiene acceso a las carpetas y los archivos, pero también debe definir los derechos de edición, por lo que no todos los usuarios pueden modificar archivos específicos. La asignación de derechos de edición permitirá controlar lo que tu equipo puede hacer con los documentos en los que está trabajando. 

9. Vinculación de documentos

La vinculación de documentos es el proceso de conectar documentos, archivos u otras fuentes de datos que se almacenan en diferentes ubicaciones para que pueda acceder a ellos desde una ubicación central. Esto le permite acceder a un documento desde otro, o vincular el documento con cualquier otro registro relevante dentro del software de administración de documentos.

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10. Mecanismo de información

Esta es una funcionalidad del software de control documental que brinda a los usuarios la capacidad de enviar una notificación cuando se crean o modifican nuevos documentos en el sistema. Los usuarios pueden notificar sobre cualquier actualización de archivo o carpeta con mensajes de notificación directa a través del sistema de gestión de documentos.

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Fuente: Comidor